工程有限公司公关文书礼仪规范

工程有限公司公关文书礼仪规范提要：公关信函的一般礼仪规范称谓要礼貌得体。称谓是收信人的称呼，称谓的礼仪要求是准确和礼貌。"准确"是指称谓要和收信人的身份相符合

　　工程有限公司公关文书礼仪规范

　　（一）公关信函

　　主要是指企业之间、企业与公众之间的一些事务性联系的信件，这些信件可以是介绍企业情况，或交流企业信息，或解释企业有关规定，或回复公众来信、投诉，或感谢公众支持、合作，或慰问企业内部公众等等，将企业的信息及时、准确地告知公众，起到沟通、协调和诱导的作用，以更好地发展企业的事业。

　　公关信函的写作与一般信函的写作有相似之处，都有约定俗成的惯用格式，它包括书写时的称谓、正文、颂语、署名、日期等，需要大家共同遵守。除此之外，公关信函的写作与一般信函的写作又有不同之处，概括而言，它主要表现为两个方面：一是公关信函的写作主体是组织，它是组织与组织，或是组织与公众间的一种信函交往，而不是一般的个人与个人间的信函交往。即使公关人员有时需要以个人的身份与公众进行信函往来，也是代表组织在与公众进行沟通，因而公关信函写作，十分重视字里行间所表达的方式使公众对组织有一个正确的认识和建立良好的公共关系；二是公关信函的写作更加注重礼仪规范，这体现在遵循长期以来人们写作信函时形成的固有程式，讲究用词、语气的得体和礼貌，注重人际间情感的交流。这些是我们在写作公关信函时应当格外注意的。

　　1、公关信函的一般礼仪规范

　　称谓要礼貌得体。称谓是收信人的称呼，称谓的礼仪要求是准确和礼貌。

　　"准确"是指称谓要和收信人的身份相符合。如果是写给组织的，可以组织的具体名称或具体工作部门相称，如"XX二十局集团六公司公司XX部"。如果是写给个人的，则可按写信人与收信人间的关系来称谓。对长辈的称胃不宜用于对平辈的称谓，对同事、朋友的称谓不宜用于对领导的称谓。一般来讲，写给长辈的信，可按照辈份来称谓；写给德高望重的领导、着名人士的信，可在其姓后加"老"字，以示尊敬，或在称谓前加"尊敬的"、"敬爱的"等修饰语；写给同事、同行的信，若对方有职称或职务也可称其职称或头衔，这也是一种尊称；如果关系特别密切的，不妨直呼其名，但不宜连姓。过去人们之间通信一般称"同志"，现在较多地使用"先生"、"女士"。总之，信函的称谓要根据写信人和收信人的关系而定。

　　"礼貌"，是指要在称谓前或后加修饰词，以表示尊敬。比如对长辈或领导可用"尊敬的"、"敬爱的"等词语；对关系密切的同事、朋友，可用"亲爱的"，但注意对异性不能乱用。

　　内容明确，词意恳切恭谦。正文写作的礼仪要求是：第一，主旨明确。第二，表述清晰。第一，语言得体，言辞恳切恭谦。信函写作也是一种运用语言文字的艺术，其礼仪性在语言、语气中得以体现。要根据不同的对象和信函内容来选择不同的语言予以正确表达。介绍组织情况的信函要写得实事求是；交流组织信息的信函要写得准确明了；解释组织有关规定的信函要写得清晰详细；对公众的来信、投诉的回复要写得诚恳亲切。

　　结尾写上祝颂语。书信中的祝颂语很多，且大多是旧辞古语，有一定的套规；组织间的祝颂语，多用"此致敬礼"；给长辈的信，可在"敬颂"、"恭祝"后写"长寿"、"安康"；给老师的信，可在"敬祝"、"谨颂"后写"教安"、"讲安"；给平辈、同事的信，可在"此致"、"祝您"后写"敬礼"、"顺利"或"握手"；给晚辈的信，可用"望，向上"、"祝，进步"等勉励之语；给编辑的信，可用"祝您编安"；给病人的信，可用"祝你痊安"等。还可随季节变化，用"春安"、"夏安"、"秋安"、"冬安"。

　　署名语中见礼仪。署名的礼仪应讲究谦虚、恭敬。以个人名义通信，署名可直署已名，或在自称之前加上谦词，如"愚"、"敝"、"小"等。名字后面有的还写上其名语，这也是一种礼貌的表现。给上级可用"谨上"、"谨禀"；给平辈可用"谨启"、"手启"；给晚辈可用"字"、"书"、"白"等。

　　2、感谢信的礼仪规范

　　公关信函中最典型的形式有感谢信、慰问信、公函、便函等。感谢信的礼仪要求有：

　　书送感谢信须及时。对于他人的帮助，应铭记于心并及时表示感谢，切不可无动于衷或事过许久才有所反应。

　　书写感谢信应选用红色纸张，以充分表达写信人的感激之情和对致信人的颂扬之意。

　　张贴感谢信要选择公众集中的地方，公开表示感谢，以显示写信人的诚意和表场好人好事。若与收信人相隔甚远，直接来往不便亦可采用信函邮寄的方式寄给对方。

　　感谢信的书写格式一般为：在信的第一行正中用较大较粗的字体醒目地写上"感谢信"三个字；第二行顶格写被感谢者所在单位名称；第三行起空格写正文，写明为何事向何单位（或何人）表示何种谢意。正文要着重写对方对自己组织的支持和帮助的具体事迹，所表现出的高尚品质和精神对表达自己组织的谢意。结尾写"此致敬礼"等祝颂语，并署上单位名称，写信的日期。

　　3、慰问信的礼仪规范

　　慰问信是企业向有关公众表示抚慰、问侯、鼓励、关切的专用信件。它是企业加强与公众友好关系的又一种很好的方式。慰问信的内容可分两类，一类是对遇到困难、遭受损失的公众表示同情、哀痛和关心，着重鼓励对方战胜灾害的勇气；另一类是对节假日坚持生产的公众或在企业建设过程中做出成绩的公众表示慰问，着重称颂公众所做的贡献。其书写格式与感谢信基本相同，只是在第一行正中的标题当中写明慰问的主要事由，如"XXX公司致员工的春节慰问信"。慰问信的写作礼仪要求，语言用词要热情洋溢，富有感情色彩，使人读来感到亲切。慰问信一般采用邮寄的方式送至慰问对象手中。

　　4、公函、便函中的礼仪规范

　　函是平行单位或不相属的单位之间洽商工作、询问或答复某种问题时使用的一种专用书信，基本书写格式与书信相同，但更为慎重，一般是企业与组织之间联系工作时的公用信件，不可以以个人名义发函。函可分为便函和公函二种形式。作为正式公文作用的叫公函。公函须编号，拟标题，一般还须打印。便函无须编号和拟标题，也不用打印。函可分去函和复函两种类型。去函是主动向对方商洽工作，提出问题。复函则是回答来函提出的事由。公函的书写格式一般为：第一行正中写标题，如"关于XXXXX的函"；第二行靠右边写函文的编号，如X字[年]XX号；第三行顶格写受函单位；第四行空格起写正文；末属靠右边写署名和日期，最后加盖公章。便函采用书信格式。函的正文部分主要由发文原由和发文要求两部分组成。结束时，去