工程有限公司光盘档案管理细则

工程有限公司光盘档案管理细则提要：正确标注每份预归文件的日期、流水号、文号、标题、分类、主题词、密级、页数、扫描文件路径

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　　工程有限公司光盘档案管理细则

　　一、光盘的整理：

　　1、光盘档案的管理由信息管理员具体负责。

　　2、正确标注每份预归文件的日期、流水号、文号、标题、分类、主题词、密级、页数、扫描文件路径、文件名等内容并完成数据库的录入和图像扫描工作。(见附件五)

　　3、每年3月底前检查和清理上一年的预归文件，完成计算机自动归档、立卷工作，也可自行调整立卷。

　　4、自动生成案卷数据库，填写数据库内容，包括编写卷名和填制案卷有关内容并打印出案卷封皮、卷内目录和全引目录，系统提供各种报表。

　　5、按计算机分配的卷号贴制卷皮，按计算机分配的卷内顺序号往卷内插放文件，在案卷首附卷内文件目录。

　　6、归档后，刻制光盘并填好备份光盘的备考文件

　　二、光盘的管理和保护：

　　档案建立初期先保存在硬盘上，便于检查调整和使用，一旦形成规模，检查无误，就应将数据库和图像文件一并刻到光盘上加以保存。光盘上的档案文件不得改动。光盘的使用维护必须遵循以下规则：

　　1、光盘说明：录制完的光盘应制作相应的盘片标签，内容按规定填写齐全、清楚，贴放在盘片盒正面，（见附件九）。

　　2、光盘检测：录制完后，应进行外观与载体内容的质量检测，确认无污染、划痕、病毒，保证内容完整。

　　3、光盘保管：存有档案的光盘要一式两份，一份供查阅，一份封存保管，两份分开保管。

　　4、光盘保护：录制好的光盘要存放在洁净、安全、避光、防潮防磁的地方，严禁用手摸擦表面，严禁摔、碰、折、划和挤压光盘。

　　5、数据检查：每年进行质量检查，及时修补、及时复制。

　　三、光盘档案的密级划分和权限管理：

　　光盘的密级按光盘中文书档案的最高密级确定。具体划分同文书档案密级划分。

　　办公室秘书按公司的保密规定事先设置权限管理密码，确保存有档案信息的光盘内容不被非法调用、删除、修改、打印和拷贝。权限设定按光盘内所存最高密级档案确定。

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