工程有限公司声像档案整理、保管规则

工程有限公司声像档案整理、保管规则提要：声像档案的分类、组合、编排、制作说明、刻盘由公司信息管理员负责，办公室负责检查、监督、编目和归档

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　　工程有限公司声像档案整理、保管规则

　　一、声像档案的分类、组合、编排、制作说明、刻盘由公司信息管理员负责，办公室负责检查、监督、编目和归档。

　　二、分类、编号

　　照片按问题分类，集中存放重要照片，必须将底片及相关文字资料一起归档。

　　录音带、录像带、摄像带按年代—问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。

　　三、文字说明的编写

　　文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。

　　编写文字说明的要求：

　　（1）准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；

　　（2）照片按自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加以文字说明。

　　（3）时间用阿拉伯数字表示

　　四、编制格式

　　1．照片编制采用横写格式。其格式为照片／底片号—文字说明—参见号—摄制时间—摄制者。

　　2．录像带、录音带、摄像带、光盘的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。

　　五、案卷要求

　　1．将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。

　　2．卷内目录：

　　照片、底片以主题填写卷内目录；

　　录音、录像带、摄像带光盘以盒为单元填写卷内目录。

　　3．卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。

　　六、声像档案的保管

　　1、声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。

　　2、保管条件：底片、胶片库、照片库、录音、录像带库应保持在温湿度相对合理的地方(20℃左右，50％以下湿度)；

　　3、底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。

　　4、对库存的照片档案，要一年检查一次。

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