建设集团公司关于进一步加强档案管理的若干规定

建设集团公司关于进一步加强档案管理的若干规定提要：公司档案的归档期为每年的四个季度末之前，重要资料、证书可随时归档。在四个档案归档期由各个部门负责人收集应该归档的原始资料

　　建设集团公司关于进一步加强档案管理的若干规定

　　为进一步加强公司档案管理，使档案工作逐步标准化、规范化、科学化，从而更好地服务于企业发展，根据公司《档案管理制度》（星建﹝2012﹞第12号）要求，经研究，现对原文件进行增加及修改相关条款，有关规定通知如下，请认真参照执行。

　　一、 档案资料的收集和移交

　　1、实行单位（部门）收集制，即哪个单位（部门）产生的归档文件、材料，由该单位（部门）负责收集，档案部门统一整理归档。

　　2、凡属归档范围的文件、资料必须完整齐全，任何个人不准随意留存或据为己用。

　　3、在移交档案资料时，应编制档案移交目录清单一式二份，交接双方按移交目录清点、签字，各存一份。

　　二、档案资料的移交期限

　　1、项目部的工程资料必须在工程竣工验收后的30天内移交公司档案室存档；工程竣工验收资料（包括备案资料）在工程竣工后六个月内由公司工程部核查工程竣工资料后三个工作日内移交档案室存档，项目部章由办公室核对并销毁，获奖工程的证书及文件、奖杯在发文日期后壹个月内由办公室移交存档。

　　2、公司档案的归档期为每年的四个季度末之前，重要资料、证书可随时归档。在四个档案归档期由各个部门负责人收集应该归档的原始资料，各职能部门负责人应积极配合与支持。

　　三、档案的借阅及翻印

　　1、借阅档案需履行借阅手续，密级档案资料的借阅须经总经理批准，调阅档案只准在档案室查阅，必须借出档案室查阅的，需经公司领导批准，并明确借阅归还时间（借阅时间，一般档案最长不超过10天，密级档案最长不超过一周）。

　　2、各部门、分公司因招投标需借各种证书和文件的原件时，必须由部门、分公司领导签字并注明投标工程名称、借阅申请书，经公司总经理签字同意后外借，不办理借阅申请的一律不予借阅。

　　3、非公司人员查（借）阅档案，须经公司主管领导批准，严禁私自外借；离职人员不得查（借）阅及复印档案。离职人员要领回有关个人档案，在办理完离职手续后，凭《员工辞职结算表》和《解除劳动协议》及相关申请报告办理。

　　4、需使用已废止的旧印章时，必须提供经领导批准的盖章联系单，并留存盖章材料的复印件存档备查。

　　5、借阅档案必须严加爱护，不得私自折卷、撕页、撕图、涂改，不准转借。归还时，应由档案管理人员和借阅者共同清点检查，如发现丢失、缺页、破损等情况，要及时采取补救措施，并追究责任。

　　6、绝密、机密文件不可翻印，秘密级文件翻印需经总经理批准。

　　上海zz建设集团有限公司

　　二〇**年十二月二日