落实建设项目文件全过程质量控制之我见

        建设项目工程文件是在工程建设过程中形成的信息记录，主要由工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件组成，这些文件直接影响着工程项目建设的进度与质量。但在工程项目建设中，由于个别编制人员、施工人员、监理人员和档案人员主客观方面的原因，如责任心问题、业务技术问题、工作交接问题等，导致建设项目文件全过程质量控制往往难以落实。笔者认为，建设项目工程文件的全过程质量控制要从每个过程抓起，从每份文件抓起，从每个相关人员抓起。那么应如何落实建设项目文件全过程质量控制呢？笔者的对策是：

        一、工程项目建设应严格遵循“三同步”原则，确保建设项目档案全过程的管理质量

        项目建设应遵循“三同步”原则。“三同步”（或“三同时”） 原则是 1985 年国家档案局与国家计委联合印发的 《座谈会纪要》 中首次提出的。“三同步”是指：工程建设一开始就要与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工资料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。在建设项目档案管理工作中，“三同步”原则被实践证明是行之有效的，它对提高档案质量发挥了积极作用，取得了明显效果。（参考《www.jianzhu518.com》）

        二、工程项目建设应结合工程实际制定一套周密的体系文件，确保工程项目建设基建期综合管理目标的实现

        工程项目建设单位 （以下称业主方） 应根据国家及行业标准规范，并结合工程实际制定出一套体系文件。所有工程文件必须严格遵循体系文件的各项规定，以确保基建期综合管理方针及目标的实现。在体系文件运行过程中，业主方要定期、不定期地评审和修订，以保证它的完善与持续有效。

        三、档案室应严格审查工程建设项目文件，确保工程建设项目文件的完整性与有效性

        档案室作为文件控制中心，对进出档案室的工程文件要严格把关，做好工程文件的过程控制。对接收到档案室的文件，档案人员要做好文件的核查、接收、传递、跟踪、归档、整理装盒等各个环节的工作。档案人员在核查时，一方面要审查文件的形式，看是否用错文件类型、文件格式是否正确、报批的文件是否齐全；另一方面要审查文件的内容，看签名、日期、盖章是否齐全，文件是否办理完毕。如有一项不符合体系文件的要求，就应将文件退还给文件编制人员修补完善。目前文件传递有两种方式：一种是传统的纸质传递。纸质文件传递出去后档案人员要做好备忘录方便下一步跟踪。若文件在规定时间内未办理完毕，档案人员要催促办理，以防时间久了文件遗失。一种是通过网络系统传递。随着信息技术的不断发展与进步，网络已经覆盖了我们工作与生活的方方面面，档案工作也不例外。许多政府机关、企事业单位都在使用相关软件 （比如清华紫光电子档案管理系统、基建工程管理 MIS 系统、OA 办公系统等） 来完成日常公文流转、工程文件审批、档案保管、档案查阅等工作。基于传统纸质文件传递存在延误、遗失等弊端，目前企业在大力推行无纸化办公，加强对文件流转的控制，统一文件格式、编号，实行短信提醒，大大加快了文件的传递、审批速度。对于已办理完毕的文件，档案人员要催促相关人员及时归档，保证档案的时效性。对于已归档的文件，档案人员应逐一审核，确保入库文件的完整性、有效性。

        四、工程参建各方应一起会审建设项目文件，共同把好建设项目的质量关口

        工程图纸、设备资料等是建设项目文件的组成部分。工程施工之前，参建各方 （业主、设计院、监理、施工单位） 必须一起对设计图纸进行交底会审，以保证施工有据可行。在施工过程中，若因设计原因或者施工现场与图纸不符造成无法施工，设计人员、专业技术人员要根据实际情况出具设计变更通知单、技术联系单、工程联系单等变更文件，对施工图纸进行修改，以保证施工顺利。设备资料从厂方运到工地要开箱验收，档案人员应到场见证设备的到货情况，若手续不齐全应要求厂方补供。施工结束后，施工单位要根据施工现场实际情况绘制竣工草图提供给设计院，便于设计院参考施工图、竣工草图及设计变更通知单等编制竣工图。

        五、做好竣工文件质量的全过程控制，为工程项目的竣工验收与工程档案的今后利用提供依据

        （一） 竣工文件是工程内在质量的体现。创造一流工程、编制出一流的竣工文件是评选优质工程的必要条件；做好竣工文件的编制工作，对于施工企业科技创新、管理创新、机制创新及任务承揽等有着非常重要的意义。竣工文件是工程建设的真实记录，既是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及养护、维修的依据，又是改建、扩建和实施质量保修的依据。竣工文件，必须完整、准确、系统、齐全、真实地记录和反映建设项目施工及竣工验收的全过程，做到图物相符、技术数据可靠、签字手续完备，符合归档要求。浙江国华宁海电厂 2 号机组在投产后一直存在着汽轮机组热耗高、效率较低的问题。2008年 3 月，在 2 号机大修期间，公司相关专业技术人员多次到公司档案室，查阅了 《2 号机真空系统有关管道安装竣工图》 《汽轮机轴封、疏水和放气系统流程图》 和 《阀门表竣工图》 《汽轮机本体疏水管道安装竣工图》 《汽轮机出厂说明书》等竣工档案和设备档案，依据档案中提供的技术数据，经过深入探讨，提出了节能措施，终于解决了这一问题。可见，竣工文件是否齐全、完整直接关系到企业的利益和声誉，因而做好竣工文件的过程质量控制至关重要。

        （二） 竣工文件的全过程质量控制，是对工程技术文件从形成、积累、整理组卷、归档到保管、利用等一系列环节实施全过程的质量控制。业主方应根据制定的体系文件，对竣工文件编制实施有效监控，以确保竣工文件齐全、完整、准确，质量良好，法律手续完备。档案人员要积极配合有关业务部门做好竣工文件有效性、系统性和科学性的控制，平时应多向各参建单位宣传档案知识，增强有关人员的档案意识，便于监督、检查和管理。

        1. 把档案工作纳入公司的工作制度和计划中，将竣工文件的形成和积累纳入有关人员的职责，实现制度化、规范化。应及时布置竣工文件编制工作，在检查工程进度与工程质量时，同步检查竣工文件编制进度与质量，工程初验时同步检查竣工文件编制工作，使竣工文件编制工作始终处于受控状态。

        2. 建立并认真落实有关人员的岗位责任制。各工程项目部要有专人负责竣工文件的形成、积累、整理和移交、归档工作，公司级档案部门要积极协助有关部门和工程项目部 （指挥部） 做好竣工文件编制移交和归档的检查、指导，使竣工文件编制移交工作分工明确、责任到人。

        3. 建立激励、约束机制。将竣工文件的编制纳入业主与施工单位签署的合同中，与合同挂钩，对于未按规定要求向档案室移交优良竣工文件的项目部 （指挥部） 或有关人员，给予经济方面的处罚，保证规章制度的有效落实。

        （三） 档案人员应从工程一开始就做好风险预控，要有超前意识，加强竣工文件编制监督、检查与指导工作，以保证竣工文件的齐全、完整和准确。

        1. 有关工程技术人员和档案人员应严格遵循竣工文件的编制与工程施工“三同步”原则，注意了解工程动态信息，及时掌握工程开工、竣工日期和工程进度，制定竣工文件编制指导计划和归档计划。

        2. 深入现场，开展业务指导，明确竣工文件编制范围、整理办法、验收标准及归档时限，从竣工文件形成开始，就及时向有关人员宣传形成文件的质量要求。

        3. 在工程施工中，根据计划适时检查指导竣工文件的形成、积累、整理工作，及时发现和纠正问题。

        4. 在工程竣工后，协助参建单位共同做好竣工文件的验收交接工作。如发现有竣工资料完成滞后的情况，档案人员应注意跟踪收集，以保证竣工文件的齐全完整。

        六、工程建设项目竣工后应将归档文件妥善保管，方便查阅利用

        建设项目文件归档后，整理入库工作也不容小觑。归档文件的整理工作是档案开发利用的基础，它的质量直接影响到利用效果。归档文件的分类要科学、组卷要合理，要遵循档案的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，以保证整理后的文件材料的完整性、条理化、系统有序，便于保存和查找。同时，归档文件的整理除了分类、组卷，还包括装订及修复等工作，需要极大的耐心，因为案卷的质量直接关系到今后的保管利用。在归档文件形成过程中，对于不能严格按规定要求办理的，在整理时必须加以修复，否则，将严重影响将来的使用寿命。