提高城建工程档案质量的思考与对策

        随着城市建设事业的快速发展，建筑业已成为城市发展的重要经济支柱产业之一，为此，做好建筑工程技术资料、档案的统一规范工作和如阿提高城建工程档案质量的问题也就迫在眉睫。目前，城建工程档案质量还存在很多问题，影响了技术资料的存档，不能为今后的工程实施提供准确、有效、完整的技术资料，更不能对它进行相应的管理、编研、开发和利用，以此来推动城市建设发展。（参考《www.jianzhu518.com》）

        一、使建筑工程档案管理变为潜在的生产力

        工程档案是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文件、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。它是传承城市人类文明的载体，是建设项目全过程的原始、真实记录，是宝贵的信息资源，是一座丰富的知识宝库，是城市建设的一种潜在的生产力。通过对它的管理、编研、开发和利用，必将转化为直接的生产力，推动城市建设发展、为社会创造更多的财富。

        随着经济建设和城市快速发展，建筑工程越来越多，对加快城市建设，改善人民生活，促进经济发展有着十分重要的意义。在工程建设过程中，会形成各种各样的文档材料，有建设前期批文、施工过程记录、竣工验收资料及维修保养记录等。这些文档材料全面反应了建筑工程建设的详细情况，对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护，以及对新建工程的准备等，都具有重要的利用价值。因为，工程档案是积累城市建设经验，进行城市建设技术储备的手段，是城市建设活动的产物；是进行城市规划工作的基础；是城市建设和管理的重要依据；是城市一切建筑物、构筑物维修、改扩建的依据，是提高城市建设经济效益的最佳途径；它还是城市防灾、免灾、减灾和战争破坏后恢复重建的重要依据，对防范自然灾害的破坏，以及破坏后的恢复建设都有着不可替代的作用，更是预防自然灾害，减少损失的重要手段之一。

        部分建设单位、建筑工程档案管理专门机构只考虑经济效益，缺乏有效的建筑工程的档案管理，对工程技术资料的收集、编制、整理很不重视，缺少专职的资料员。工程资料记录不规范、不完整，资料管理工作手段落后，使资料不能真正反应建设项目的实际情况，给施工单位在工程竣工移交和评优时带来很多不必要的麻烦。因此，建设工程主体各方必须遵守因家有关的法律、法规，依法做好工程档案管理工作。

        因此，加强对档案工作的集中统一管理、是建筑工程档案齐全、完整、规范的重要保证。建筑工程档案是工程建设过程中的真实记录，客观记录和反应工程各个环节的内在联系和本质规律，对工程后期检测、维修、改建、扩建、拆除和其他工程建设具有指导利用，对借鉴参考技工程科学技术研究等有着重要的作用。建筑工程档案与工程使用管理有看十分紧密的联系，工程的使用管理始终离不开档案的支持；建筑工程档案不仅对本身工程有指导利用作用，而且对其他同类工程设计建设有着重要的参考借鉴作用，可以使档案得到重复多次利用，是工程档案活力和价值的体现；建筑工程档案具有促进建筑工程科学技术研究发展的重要作用。也就是说，建筑工程档案是一座丰富的知识宝库，我们应该把它视为城市建设的一种潜在的生产力，这样才能重视对它的管理、编研、开发和利用，使其转化为直接的生产力，推动城市建设发展，为社会创造更多的财富。

        二、提高建筑工程档案管理质量的思考与对策

        经过几年的探索与研究，我们提出以下一些具体操作的思考与对策：

        1.深入现场，做好对建筑工程档案的服务工作。建筑工程建设项目是城市经济发展和社会进步的重要基础设施，也是发挥城市多功能作用的关键，它关系到国计民生，又体现着城市的现代化水平。因此它是城市规划、建设、管理的重要依据。所以，要在主动做好对建筑工程业务指导、现场跟踪服务、档案接收工作的同时，还要对登记在册的工程项目进行清查、摸底、分析研究，积极探索。特别是对一些影响大、意义深远的工程，不但深入现场进行业务指导，而且还要与建设单位就工程的有关特殊事项进行现场勘查，了解工程的实际情况。在思想认识上达成一致，再制定档案整编方案，做好项目档案的示范样本，现场指导、实地操作、及时解决疑难性问题，并做好该工程的跟踪服务工作，开创一条为工程服务的新路子。

        2.重视档案管理，提高档案管理水平。建筑工程档案涉及工程方方面面的工作，贯穿于工程全过程，工程的管理、设计、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解，大量的档案产生于他们手中，他们也是今后利用档案的主体，一组完整、准确、系统的档案，必须发挥全体参战人员的档案意识，一起参与档案收集，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的舰律，对项目档案工作进行统筹规划，早抓早收集。

        有些建筑公司，对工程建设中的档案管理不太重视，到工程完工后，即将交工验收，才开始慌忙整理，有的施工单位甚至人也难以找到，给档案整理带来很大难度。而且，一般施工单位没有专职档案管理人员，业内资料分散于工程技术科、试验室、合同管理等部门，工程后期人员相继撤离后，有些施工单位留下的人员对资料不熟悉，加之有些资料签字手续不完备，需要施工单位或监理人员签字，人员很难召来，拖延了资料管理时间。

        3.加强档案管理，提高档案管理人员的素质。现代化的城市建设离不开现代化的人才，高水平的工程档案管理也离不开具有综合素质的管理人员。最好每年对各专职或兼职档案管理人员进行集中培训，使学员了解建筑工程建设过程中会形成哪些类型的文件材料，哪些是属于有保存价值的档案需归档、讲解具体的归档范围。使工程档案管理人员有理论、懂技术、会管理、业务精，并取得相应的管理资质、持证上岗。实践证明，集中业务培训是做好工程档案管理工作的重要途径和有效措施，它时间短、见效快、针对性强、覆盖面广，能大大提高建设单位和施工技术人员的业务素质和对工程档案的管理能力，对工程档案的标准化、规范化起到积极的促进作用，使培训档案管理工作和工程同步进行，为今后建档工作奠定了基础，这是档案的标准化、规范化切实的保障。

        4.建立集中统一的档案管理网络。成立档案工作领导小组、统一协调档案管理工作。由总工程师主管档案情报工作，成立档案情报室、设立专职档案员，在各业务部门及二级公司指定专业技术人员担任兼职或专职档案员，形成全公司的档案管理网络。同时，完善制度建设，修订岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明，层层把关。无论是在工程各阶段还是单位内的各个部门、都能从组织上保证文件材料不疏漏、不散失、使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。此外，还要加强档案人员与工程技术人员的联系，积极提供有效服务，通力合作，使重点项目档案工作呈现出新面貌。

        5.建立档案管理规章制度，规范档案管理。施工企业一般流动性大，施工地点和人员分布广。实行项目法人施工，一个工程施工完成，项目部随机取消，人员也即解散。这些情况给施工企业档案的收集、整理和归档工作带来了一定的难度。因此，施工企业应按照修订后的《中华人民共和国档案法》及其实施办法，有关的档案规章，并结合本行业的特点，制定适合本企业实际的档案管理规章制度。

        现在仍存在工程技术资料装订组卷混乱的现象，不能严格按《规程》组卷，再加上现在部分建筑工程施工现场未配备电脑设备，无条件打印资料。而现行的《规程》明确规定：施工技术资料应以打印或印刷为主，纸质载体幅面为 A4，若手工书写必须用蓝黑或碳素墨水。而且有多数工程技术资料签字不严肃，应当分别签字的，全由一个人代笔签字，甚至有的施工单位还仿照笔迹代建设单位、监理单位人员签字，使工程技术资料失去了真实性。为督促完成好这一工作，档案馆收集资料时应严格把关，发现有复写资料的不准存档，并及时提出有关要求予以重新修正，仍不合格的不得颁发《工程档案合格证》。

        6.工程档案与工程竣工验收备案结合管理。工程竣工验收备案工作是工程建设项目管理的最后一道程序，其形成的备案文件材料是工程档案的重要组成部分，并且工程备案和工程档案管理的性质和目的有很大程度上是一致的，因此将工程竣工验收备案工作要与工程档案管理工作结合起来，委托各级城建档案管理机构管理，对深化建设工程管理体制，规范档案收集、整理、归档、保管，建立健全工程建设长期有效的监督机制是十分必要的。