项目流程管理的实施与控制

    摘要:流程管理是项目管理的重要组成部分,而实施与控制过程最值得关注。这篇文章讲述在项目工作中,用工具严格进行流程管理的重要性。从项目管理的观点看,用基于互联网的解决方案比用内部网节省成本。

    一、 介绍

    项目管理(PM)正逐渐被认为公司管理的有效且有力的管理系统。特别是那些市场导向与技术更新快的公司与组织,用项目方式进行管理不仅是维持与扩大市场份额的明智选择,而且也是公司的生存之道。甚至对那些以运营为主的公司,变化也不可避免,亦需要项目管理使业务不断壮大。现状与发展趋势对项目管理的发展产生巨大影响,项目管理趋向更多的知识,如流程规划与再造。同时,更多的与项目管理理论整合的工具正在实际工作中被开发运用。制订良好的计划是项目成功的基础,但不是全部。项目经理与项目成员应有能力实施计划,使计划从纸上转成有形的交付品。计划比较好做,因为项目经理通常能控制核心组员及内部信息。项目经理可以让其项目成员通过培训与咨询,得到专业的方法,从而去想、去说、去工作,利用现成的流程与系统文件制订一套好的计划。但即使对于经验丰富的项目经理,项目的实施也是一个挑战,要与合作伙伴、供应商及承包商进行很好的合作。这里有两种合作情形:一种是各参与公司有不同的管理水平,有些具有专业项目管理经验、另外一些项目管理知识十分匮乏,很难天短期成为专业人员。项目经理需要制定简单实用的流程,保证沟通交流无障碍。另一种情形是项目的各参与方都具备丰富的项目管理技术。每个公司都有很好的流程,及经过很好培训的员工。在许多案例中表明,出色的项目经理并不保证项目一定成功。其挑战是如何严格地遵循复杂的流程并在一个小组内实行。这需要参与公司协调一致,建立一套有效的管理协调系统。本文着重讲述实施计划,建立可执行项目流程,并展示如何利用互联网进行项目管理。

    二、项目中的流程

    流程规划与再造是公司提高运营管理的两个重要方面,实施ISO 认证是提高公司管理水平的途径之一。另一个方法是实施六个标准差(Six Sigma)管理,这是类似于商业流程管理的一套方法,在许多公司,如霍尼韦尔、GE 和摩托罗拉等应用,创造了奇迹。ISO 与六个标准差证实:在日常工作中使用标准化且优化流程,可使公司管理完善,减少偏差,提高效率。流程是通过一系列相关工作产生结果,具有重复性。即使项目运作具有临时性特征,许多项目工作,包括变更、洽商、材料供应等,具有重复性,可以运用流程规划方法与相应工具有效管理。在《项目管理知识体系指南》一书中,项目流程管理被定义为五阶段:

    ——启动-授权项目或过程
    ——规划-定义与确定目标,选择最佳行动完成目标

    三、实施与控制过程的主要挑战

    设立流程的目的是解决项目的核心问题:时间延误与成本造支。这两大问题可分解为如下几项:

    ——如何激励员工
    ——如何将项目计划有效地与所有成员沟通,特别是远程项目管理

    考虑到这些问题,在目前项目中可以概况三个普遍问题:流程问题、沟通问题与人员问题。

    流程问题:

    流程没有很好规划-ISO没被正确执行;
    遵循不一致的流程-依赖于人的技巧与意愿,努力程度-结果工作质量不稳定;

    人员问题:

    花费很多精力在纸上实施ISO-虽然需要,但项目组成员感觉无味,做了许多不增值的工作,影响主要任务与技术工作的正常完成;
    过份依靠项目组成员的自觉性-人毕竟是人,不能过份依赖人的主观能动性;

    沟通问题:

    花费太多时间沟通,了解问题与变更-在许多情况中,电子邮件与传真不起作用;
    不能了解最新的时间表与变更,结果缺少决策必需的信息支持;或者信息过时,按错误信息进行决策。

    如何处理流程问题?

    凭借多年的项目工作经验,霍尼韦尔公司我的工程网开发了网上平台,进行项目管理。我的工程网帮助项目经理利用系统化的、优化的方法并规划并实施流程。

    我的工程网在设计流程中,有四个主要方面:表格、路径、权限与创建者。在流程中,表格是沟通方经常用到的,包括姓名、地址、描述及意见、日期、地点及附件等信息。日常工作中,我们会用到多种形式的表格。路径是流程流动次序,包括四个方面内容:

    谁处理这些表格?
    这张表格流经多少个步骤?
    每一步会通知谁?
    路径会按什么顺序走?

    权限是保密问题,即谁可看哪张表格?创建者有权设计流程,或记录表格和流程中的所有活动。

    举个例子:在一个电厂的管理系统项目中,项目经理接到客户变更请求,涉及到工程部、培训部、协调部和工厂。实际的变更流程不是单向的,如图三所示是循环的。在我的工程网四个主要方面中,路径是最复杂的一个概念,在图三中,矩形表示角色:包括项目经理、工程部、培训部、协调部和工厂。步骤共有9步:技术查看、安排培训、发送VO、更新计划、变更计划、执行,确认VO,进行生产。

    这个流程包括以下步骤:

    项目经理拟定建议书,提交给工程部。“至工程部审阅”。工程部人员更改设计并有两个选择:提交表格至培训部。如何需要培训即“安排培训”,或直接交到协调部。“设计通过”。若需要培训,培训部人员将更改培训时间,提交表格至协调部。“设计通过”。协调部将改变定单,至工厂“发送VO”。工厂人员将更新生产计划,传递表格至项目经理“更新计划”已被批准。项目经理可以接受计划或传递至协调部。去“执行”,或拒绝计划,返回给工厂,更新计划,再次“改变设计”。将要经过若干次返复,直至工厂更新计划被项目接受。协调部发布“确认VO”至工厂。最终,工厂从“确认VO”至“生产”,完成此变更。对于一个角色或许有多步行动。以协调部为例,有“发送VO”与“确认VO”两步。在图三中,在每个角色下,有椭圆形表示步骤,菱形表示不同决策,是或否, 角色下矩形表示作什么工作?箭头表示方向。

    在第一步,负责传递表格的人理所当然得到通知,在一些情况下,分享信息的人亦得到通知。设计好的流程的关键是对业务与行业的深入了解,明确每一步的投入与产出。同时,需要每一步检验是否增值,即不增值的步骤必须删除。项目成员必需具备理解与实施流程的能力。培训,特别是公司安排的统一培训,比仅个人参加效果好。为了保证流程的有效性,须所有参与项目人员。霍尼韦尔员工就从项目管理培训及六个标准差学习中受益匪浅。

    四、如何利用互联网进行流程控制、人员管理与沟通

    这三个问题在实际中相互联系并交织在一起,并且需要用整合的手段进行追踪。没有信息技术的支持,人们在日常工作中很难解决以上沟通问题。有许多工具可以解决流程问题。Lotus-Notes 是大家熟悉的工具之一。这是一套具有强大的功能且界面友好的系统。许多企业应用Lotus-Notes 作为办自动化的工具,进行日常事务处理。但对于项目管理来说,Lotous-Notes有很多局限。

    五、总结

    流程管理的目标是解决大量重复性工作中所产生的问题,这是项目管理中的重要组成部分, 需要特殊的技术与技巧。一个公司可以用本文所讲述的概念与工具, 建立一套可行的流程管理体系, 有效地进行实际操作。选择好的工具是实现有效沟通的重要因素,在时间紧、预算少的项目中,互联网工具是最好选择。其投资少,维护最小,开始快。另外,利用整合的管理工具。项目管理平台的优越性可以总结如下:

    项目成员可在任何地方、任何时间访问信息,了解项目最新进展情况,及时作出反应,了解全局(特别是不同参与方项目);

    有效执行ISO标准;

    即使地域分散,也可实现在线合作-节省成本,快速解决问题;
    通过流程设置,文件自动流转,自动通知-使流程标准化实施,保证质量;
    量化追踪-规避风险;
    最佳信息收集与共享方式。