建筑公司记录管理制度

建筑公司记录管理制度提要：对于记录的保护，项目部应做到装袋或装盒，防污、防潮、防火；档案保管应满足档案管理的环境条件，利于检索和贮存

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　　建筑公司记录管理制度

　　1.目的

　　对公司管理体系记录进行有效控制，客观、真实、准确地反映体系运行的有效性，用来证明符合综合管理标准的要求。

　　2.范围

　　适用于公司的综合管理体系运行记录的控制。

　　3.相关文件

　　3.1《文件控制管理程序》

　　4.定义

　　5.职责

　　5.1责任领导

　　本制度的责任领导为总工程师，其职责为：负责本制度实施的监督指导。

　　5.2责任部门

　　本制度的责任部门是办公室，其职责为：负责本制度实施的监督检查，负责建立公司质量/环境/职业健康安全记录总清单，实施动态管理。

　　5.3相关部门

　　本制度的相关部门是公司各职能部门，其职责为：建立本部门综合管理记录清单，本部门工作记录清单，实施动态管理；负责本部门记录的编制、标识、贮存、保管。

　　5.4执行层

　　本制度的执行层是项目部，其职责为：建立本项目综合管理记录清单，本项目各相关工作记录清单，实施动态管理；负责本部门记录的编制、标识、贮存、保管。

　　6.工作程序

　　6.1记录的分类和范围

　　记录分为三类：

　　环境因素识别评价记录；危险源识别和重大危险源评价记录；法律法规获取识别记录；目标、指标记录；环境/职业健康安全管理方案记录；培训记录；产品实现记录；与产品有关要求记录；采购控制记录；过程确认记录；监视和测量设备控制记录；不合格品控制记录；分部分项工程验收记录；内外信息交流、协商产生的各种记录；文件控制记录；运行控制所需的各种记录；应急准备与响应记录；监视测量记录；事故事件调查处理记录；不符合纠正和预防措施记录；记录管理的记录；内审、管理评审记录等。

　　6.2记录的媒介形式

　　记录的媒介形式为纸上表格和文字的形式，也可用其他形式，如采用磁带、磁盘、照片、胶片等。

　　6.2记录的标识与编目

　　6.2.1为便于记录的检索和管理，每一种记录应有唯一的编号。

　　6.2.1.1对于与管理体系运行有关的记录，其编号格式为：

　　MD/JL-XXX-XX

　　记录顺序号

　　综合管理标准号

　　"记录"拼音缩写

　　明大公司代号

　　同时为满足记录标识唯一性原则，记录上还应注明：记录编制部门、编制日期、发生同类记录的次数及本记录总页数和当前页号（发生同类记录的次数编号在记录表格NO：处填写）。

　　6.2.1.2对于上级规定的建筑工程施工技术资料有关的记录，仍沿用原统一表式编号。

　　6.2.2编目

　　记录保管部门应将记录分类保存，进行编目，以便存取和检索。

　　6.4记录填写

　　记录应做到保持清晰、数据真实，并按要求正确填写，且不应涂改，文字表达准确、简练、内容要完整，签证手续要齐全。

　　6.5记录的收集、贮存、保护、保存期限、移交和归档的控制。

　　6.5.1综合管理体系运行有关的记录，由相应部门保存，保存期限为三年。

　　6.5.2工程竣工后，由项目部编制竣工技术资料，交工程部审核后，移交使用单位。,由公司工程部负责归档。竣工技术资料应长期保存。

　　6.5.3对于记录的保护，项目部应做到装袋或装盒，防污、防潮、防火；档案保管应满足档案管理的环境条件，利于检索和贮存，并注意做好防火、防盗、防虫蛀鼠咬、防潮等工作。

　　6.5.4采用其他媒介形式的记录，也应有相应的储存条件，如软盘应注意防潮、防压、防光、防磁，以避免储存内容丢失，必要时可复制备份。

　　6.6记录的查阅、借阅

　　因工作需要查阅归档后的记录，查阅人员需填写《文件查阅、借阅、销毁申请表》，经保管部门负责人批准后方可查阅或借阅。

　　6.7记录处置的控制

　　6.7.1各部门保管的综合管理体系运行的记录超过保管期时，由本部门填写《文件查阅、借阅、销毁申请表》，经部门负责人批准后销毁。

　　6.7.2归档的记录，按照《企业档案管理办法》有关规定进行销毁。

　　6.8办公室每季度对各部门和项目部的质量/环境/职业健康安全管理记录的控制情况进行一次检查工作

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