项目工程文件传递流程管理

项目工程文件传递流程管理提要：专人负责原则：项目建造过程中，各合作方都必须配备专职资料管理员，负责所有工程文件的接收、标识、登记、发放、回收、移交及归档工作

　　项目工程文件传递流程管理

　　一、目的：

　　规范本项目承建商及监理、设计、业主、管理公司等合作方之间工程文件传递的及时性、适用性和有效性，以保证工程文件的可追溯性。

　　二、适用范围：

　　适用于双凤镇泥泾村公寓式安置房工程项目各合作方之间文件的编制、传递、归档。

　　三、术语和定义：

　　工程文件：在此特指业主（管理公司）、监理单位、各承建商和其它合作方在工程建设过程中产生的与工程建设相关文件资料的总称。

　　四、原则：

　　专人负责原则：项目建造过程中，各合作方都必须配备专职资料管理员，负责所有工程文件的接收、标识、登记、发放、回收、移交及归档工作；所有经资料管理员归档的文件均为有效文件并备电子文件，代表收文方已知悉文件内容；业主（管理公司）由专职资料管理员负责文件管理工作，所有承建商的往来文件必须通过专职资料管理员，不宜通过主管工程师传递往来文件。

　　时效性原则：项目建造过程中，各方往来文件必须及时，通常各方往来文件传递在签字签收后不超过48小时内回复，如超过时限无回复，则代表该文件内容已被知悉并接受；特殊文件（签证、进度款）的传递时限见具体的流程，如超过此时限提交经济类文件，该月工程进度款暂缓支付。

　　可追溯性原则：所有往来各方的文件必须做好收发文记录工作，签收姓名、时间，做为文件送达生效的记录凭证，同时文件存档由各相关单位按照各自制度编号归档，以便查阅和追溯。

　　传递流程唯一性原则：为保证传递流程的及时性和准确性，监理公司作为文件流程传递中心，各方文件需通过监理方传递，同时监理备档一份，监理方必须及时传递，传递时限为不超过当日或按专项流程规定，各方间的文件传递流程需按以下流程传递，禁止跨越此流程传递文件。

　　业主（管理公司）/监理公司/各承建商或其它合作方/设计院等设计部门

　　严肃性原则：任何单位均不能拒绝签收其它方的任何往来文件，对文件内容持有异议，应以书面文件的形式回复。

　　表格统一性原则：各承建商的往来文件需按照各自文件规定，统一样式，进场时需提交各项往来文件的模板给监理和业主备档，往来文件按照提交格式行文并编号备档。